3 rzeczy które tracisz, nie transmitując spotkania autorskiego

Spotkania autorskie, czy szerzej – wywiady na żywo, to 80% naszych transmisji. Współpracujemy z wydawcami, dystrybutorami, autorami, księgarniami i festiwalami; jest ich zbyt wiele, żeby je tu wymienić, ale nie ma w Polsce firmy, która zrobiła więcej transmisji ze spotkań autorskich niż Dobretransmisje.pl. Jeżeli organizujesz spotkanie, ale zastanawiasz się, czy warto je transmitować w internecie – zobacz, co tracisz, jeżeli go nie transmitujesz.

Zasięg

Spotkanie bez transmisji ma taki zasięg i tylu uczestników, ilu zmieścisz na sali. Powiedzmy sobie szczerze, nie każdy wydawca czy autor ma możliwość wynajęcia dużej sali – robiliśmy transmisje z dużych festiwali literackich na salach teatralnych, ale bardzo często spotkania odbywają się w kawiarniach, bibliotekach i domach kultury, gdzie fizycznie nie zmieści się więcej niż 20 czy 50 osób.

Wywiad na żywo, 4 osoby, 3 kamery w Teatrze Wielkim w Warszawie
Spotkanie autorskie dla niewielkiego wydawnictwa Fame Art – transmisja z foyer Teatru Wielkiego w Warszawie.

Transmisja znosi te ograniczenia – w internecie spotkanie może oglądać (i zazwyczaj ogląda) wielokrotnie więcej widzów, niż osób na miejscu. Niektóre ze spotkań autorskich, które transmitowaliśmy dla Empiku, oglądało 1500 – 2000 osób jednocześnie, a osób na sali nie było wcale, bo działo się to podczas ograniczeń pandemicznych. Zatem 20 osób… czy 20 osób + kolejnych 20, 100 albo 1000 w internecie? Tylko nie zapomnij o odpowiedniej promocji – tutaj znajdziesz kilka wskazówek, jak wypromować swoje wydarzenie.

Narzędzia sprzedaży

Tradycyjne spotkanie: „po spotkaniu zapraszamy do zakupu książki z autografem autora”.

Transmisja spotkania autorskiego z grafiką z kodem rabatowym
Transmisja spotkania autorskiego dla Wydawnictwa Prószyńsk i S-ka. U dołu ekranu baner z kodem rabatowym.

Transmisja spotkania: „w komentarzu pod transmisją znajduje się link do księgarni internetowej, gdzie można kupić książkę z autografem autora”. Podczas transmisji można cały czas pokazywać grafikę z okładką książki i oferować kod rabatowy dla widzów, tak jak robi to Prószyński i Spółka. Można przyjmować zamówienia na książkę na czacie, jak robi to znakomita kawiarnio-księgarnia Big Book Cafe, czy wyświetlać zachęty do odwiedzenia księgarni internetowej. Transmisja bardzo rozszerza możliwości promocji – a przecież czy nie o to chodzi, żeby książka się sprzedawała? Tutaj znajdziesz więcej przykładów, jak sprzedawać podczas transmisji.

Transmisja spotkania autorskiego z grafiką z linkiem do newslettera
Transmisja spotkania autorskiego podczas Big Book Festival 2021. U dołu ekranu baner z zachętą do zapisów do newslettera.

Elastyczność

„Spotkanie odwołane z powodów niezależnych od organizatora”. Autor zachorował, spóźnił się na pociąg, a może po prostu nie wystarczyło budżetu na tzw. hosting („ugoszczenie”) szczególnie wymagającego autora?

Ken Follett udziela wywiadu na żywo dzięki wideopołączeniu
Spotkanie autorskie dla Empiku – dzięki wideopołączeniu Ken Follett mówi do nas na żywo z Anglii.

Dzięki transmisji i narzędziom do wideopołączenia można przeprowadzić wywiad z osobą, która znajduje się w swoim domu. Dziennikarz – przepytujący znajduje się u siebie w domu lub w zaaranżowanym studiu, a autor – przepytywany jest u siebie. Całe spotkanie jest realizowane przez naszego technika, który dba o oprawę graficzną i jakość połączenia oraz o transmisję rozmowy w internecie. W naszych transmisjach łączyliśmy się zdalnie z takimi autorami jak Jo Nesbo, Ken Follett, Camilla Lackberg i wieloma innymi – wszyscy siedzieli w swoich ulubionych fotelach, zamiast lecieć do Warszawy pierwszą klasą i spać w hotelu na koszt wydawcy.

Podsumowanie

Autor? Jest, u siebie w domu czy na miejscu. Dziennikarz? Obecny. Plakaty, promocja, książka – są. Publiczność? Czeka. Dołóż do tego niedrogą, profesjonalną transmisję i otrzymujesz świetne narzędzie promocji i sprzedaży. Zaufaj nam, zrobiliśmy już ponad 500 transmisji ze spotkań autorskich, chętnie zrobimy to dla Ciebie. Chcesz zobaczyć, jak robimy transmisje ze spotkań autorskich? Obejrzyj krótki film!

5 rzeczy, które tracisz, nie transmitując swojej konferencji

Pandemia sprawiła, że organizacja konferencji, debat, kongresów mocno się skomplikowała. Przez obostrzenia wiele wydarzeń przeniosło się, częściowo lub całkowicie, „do online”… i już tam zostało.

Jeżeli wciąż nie zdecydowałeś/aś się, żeby transmitować swoje wydarzenie w internecie, zobacz, co tracisz, nie transmitując swojej konferencji.

1. Zasięg

Tradycyjna konferencja ma tylko tylu uczestników, ilu zmieści się na sali konferencyjnej. Uczestnicy, którzy mają za daleko albo nie mają czasu, po prostu nie wezmą w niej udziału.

Konferencja transmitowana w internecie ma nieograniczony zasięg. Podczas naszych transmisji widzów-uczestników w internecie było zwykle 2 do 5 razy więcej niż osób na sali, ale przy odpowiedniej promocji te proporcje mogą być jeszcze lepsze. Uczestnicy online nie są w żaden sposób „gorsi” od uczestników na miejscu, bo dzięki narzędziom interakcji, o których dalej, biorą udział w konferencji na tych samych zasadach co uczestnicy na sali – ba, mogą nawet stać się czynnymi uczestnikami konferencji.

2. Elastyczność

Ile razy zarezerwowałeś/aś sporą salę i drogi catering, tylko po to, żeby widzieć puste krzesła i góry jedzenia, które zostają po konferencji?

Dzięki transmisji możesz zaprosić na konferencję nieograniczoną liczbę osób – ale samą konferencję zorganizować w swoim biurze czy innej, niekoniecznie typowo „konferencyjnej” przestrzeni. W Dobretransmisje.pl jesteśmy w stanie zrealizować transmisję praktycznie z dowolnego miejsca: biura (konferencja prasowa dla Notus Finanse), kawiarni (spotkania autorskie w Big Book Cafe), czy galerii sztuki (debaty i spotkania w Galerii Delfiny). Taka konferencja nie wymaga praktycznie żadnej infrastruktury – rzutnika (prelegent pracuje na na swoim laptopie, a bezpośredni obraz z laptopa pokazujemy podczas transmisji), nagłośnienia i mikrofonów (zapewniamy mikroporty) czy nawet internetu (mamy własny). Zorganizuj konferencję tam, gdzie chcesz i gdzie pozwala twój budżet, a dzięki transmisji i tak nigdy nie zabraknie miejsc dla uczestników.

3. Interakcja

Tradycyjna konferencja nie zawsze jest dynamiczna. Powiedzmy sobie szczerze – widok uczestnika, który przysypia na sali konferencyjnej nie jest niczym niezwykłym. Słuchanie „longiem” kilku godzin wystąpień może zmęczyć.

Aplikacja "Mentimeter"
Podczas transmisji można skorzystać z aplikacji „Mentimeter” do interakcji z widzami.

Jeżeli myślisz o tym, żeby „coś się działo”, to podczas transmisji można wykorzystać do tego rozmaite narzędzia interakcji, które podkręcą dynamikę konferencji. Najprostsze to sesja pytań i odpowiedzi dla uczestników online: widzowie-uczestnicy zadają na czacie tekstowym pytania do prelegenta, następnie na te pytania, zweryfikowane i przefiltrowane przez organizatora, odpowiada prelegent pod koniec swojego wystąpienia. Innym narzędziem są internetowe aplikacje do udziału w konferencji: prowadzący podaje kod, a uczestnicy konferencji, także ci na sali, zadają pytania i komentują poprzez aplikację. Podczas debaty, którą transmitowaliśmy dla Polsko-Amerykańskiej Fundacji Wolności, korzystaliśmy z aplikacji Mentimeter – dzięki niej komentarze widzów można było wyświetlać na ekranie. Innym narzędziem interakcji może być zwyczajne połączenie telefoniczne na zasadzie telefonu do programu radiowego, albo połączenie wideo z kimś z widzów. Czyżby koniec z przysypianiem w trakcie konferencji?

4. Informacje

Podczas tradycyjnej konferencji nie dowiesz się zbyt wiele o uczestnikach i o tym, jak oceniają twoją konferencję. Właściwie jedyne informacje, jakie możesz łatwo zebrać, to dane uczestników, które podają podczas rejestracji lub przy wejściu na salę.

Wykres transmisji równoległych na YouTube
Wykres transmisji na YouTube – widać, że najwięcej widzów oglądało konferencję 3 godziny po rozpoczęciu.

Transmitowanie konferencji w internecie daje ogromne możliwości zebrania informacji o widzach-uczestnikach, a także o samej konferencji. Platformy, na których można transmitować konferencję, np. YouTube czy Facebook, wyświetlają cenne dla ciebie jako informatora informacje: gdzie znajdują się widzowie, ile mają lat, jak długo oglądają konferencję, które fragmenty są dla nich najbardziej interesujące. Takie dane mogą być bardzo przydatne przy planowaniu następnej konferencji, np. wysoka oglądalność jakiegoś fragmentu daje nam informację, że tematyka interesuje uczestników i warto ją poruszyć następnym razem. „Świetna konferencja, wszystkie prezentacje bardzo ciekawe” – pewnie tak odpowiedziałaby większość uczestników na sali, ale dzięki informacjom o uczestnikach online ty wiesz dokładnie, kiedy oglądalność zaczęła spadać, bo widzowie zaczęli się nudzić.

5. Materiały promocyjne

Co zostaje po tradycyjnej konferencji? Streszczenie na stronie, jakaś prezentacja w PDF i czasami zdjęcia.

Zdjęcie z konferencji "Onkologia 2022" Health Project Management
Z nagrania transmisji można zapisać stopklatkę – i w ten sposób mieć zdjęcie z konferencji.

Transmisja w internecie „żyje” także po zakończeniu konferencji. Po pierwsze, całość transmisji zostaje tam, gdzie można ją było oglądać na żywo, chyba że zablokujemy do niej dostęp. Podczas transmisji równolegle nagrywamy też całość w wysokiej jakości – dzięki temu z tego nagrania można wyciąć odpowiednie fragmenty i wykorzystać je ponownie. Od kilku lat transmitujemy konferencje medyczne Health Project Management dla dziennikarzy – po zakończeniu konferencji wycinamy z całego nagrania poszczególne wystąpienia, które potem oddzielnie umieszczamy na kanale YouTube naszego klienta, a linki do tych wystąpień są rozsyłane w newsletterze. Z dobrej jakości nagrania można także zrobić podcast (materiał dźwiękowy) lub wyeksportować stopklatki, które służą jako materiał foto, więc jeżeli na konferencję nie zdążył zamówiony fotograf lub nie ma na niego budżetu, i tak sobie poradzimy.

Podsumowanie

Transmisja to w gruncie rzeczy jedna usługa, która przynosi wiele korzyści. Jest to inwestycja, która przynosi korzyści już na etapie planowania konferencji, w trakcie jej trwania, a także po zakończeniu. Pracuję w tej branży od kilku lat i jeszcze nie spotkałem konferencji, które spróbowały transmisji, a potem z nich zrezygnowały – nie ma już chyba odwrotu od „onlajnu”, a tych, którzy jeszcze nie spróbowali, jest coraz mniej.

Jak zadbać o publiczność online?

Jeżeli zamawiasz u nas transmisję, to my bierzemy odpowiedzialność za stronę techniczną, np. pilnujemy, żeby transmisja była wcześniej zaplanowana i staramy się o jak najlepszą jakość obrazu i dźwięku. Są jednak rzeczy, które może zrobić organizator, żeby transmisja okazała się sukcesem – czyli żeby oglądało ją jak najwięcej, jak najbardziej zaangażowanych osób.

Przyciągnij publiczność – Promuj

Co to za transmisja, którą ogląda raptem kilka osób? Im więcej osób dowie się o zbliżającej się transmisji, tym większa szansa na „złapanie” dużej widowni. Jeżeli masz już potwierdzony termin transmisji, poinformuj o tym świat – oto kilka pomysłów:

  • promuj na docelowej platformie: nagraj krótki materiał wideo z zaproszeniem na transmisję i wstaw go na Facebooku, napisz post o transmisji i wykup płatną promocję, poinformuj o transmisji na forach i grupach tematycznych
  • wykorzystaj inne platformy: jeżeli transmisja odbędzie się na Facebooku, napisz o niej i podaj link na Twitterze, jeżeli transmisja będzie na YouTube, napisz o tym na Facebooku i Twitterze
  • zaangażuj wszystkich uczestników i organizatorów: poproś ich o udostępnianie informacji o transmisji i oznacz ich w postach zapraszających na transmisję – w ten sposób informacja o transmisji dotrze nie tylko do twoich odbiorców, ale i do osób, które obserwują współorganizatorów i uczestników wydarzenia

Utrzymaj publiczność – Zaangażuj

Organizatorzy często traktują publiczność oglądającą transmisję online tylko jako widzów – a warto potraktować ich jako uczestników, bo dzięki internetowi możemy nie tylko biernie słuchać i oglądać, ale i brać udział w wydarzeniu tak samo jak publiczność na miejscu. Jak zaangażować publiczność online?

  • uwzględnij w transmisji kilka minut na pytania od publiczności online, nawet kosztem bardziej merytorycznej rozmowy; doskonale robi to Empik w naszym wspólnym cyklu „Premiera online”: podczas każdego spotkania osoba z Empiku sprawdza komentarze na czacie, wybiera najlepsze pytania i przesyła je na telefon prowadzącej
  • dotrzymuj słowa, jeżeli zachęcasz publiczność do zadawania pytań na czacie, zadaj chociaż jedno, nie rozczaruj publiczności i nie tłumacz się brakiem czasu
  • zadawaj pytania publiczności online – nawet banalne pytania o to, „gdzie nas oglądacie” mogą rozkręcić transmisję
  • utrzymuj stały kontakt z komentującymi na czacie, choćby za pomocą „lajkowania” lub dziękowania za komentarze
Noc Księgarń 2021 – na ekranie zachęta do zadawania pytań

Pokieruj publicznością – Zachęcaj

Nie czarujmy się – bardzo wiele transmisji ma cel sprzedażowy. Inwestujemy pieniądze w realizację transmisji, żeby ta transmisja „pracowała”. Weźmy „na warsztat” spotkania autorskie: przecież głównym celem wydawcy czy dystrybutora nie jest zapewnienie nam miłego wieczoru, tylko sprzedaż książek. Ale czy sama rozmowa z autorem sprzeda książki? Publiczność musi wiedzieć, czego od niej oczekujemy, co trzeba zrobić – to jest to słynne marketingowe wezwanie do działania, CTA (Call To Action). Możemy zachęcać do działania werbalnie, ale skuteczniejsze jest wyświetlanie ich na ekranie podczas transmisji. Oto przykłady fajnych CTA z naszych realizacji:

Jeżeli chcesz samodzielnie przygotować grafikę CTA do swojej transmisji, tutaj znajdziesz wymagania techniczne.

Napiszę to bardzo wyraźnie: organizacja transmisji nie ma większego sensu, jeżeli nikt jej nie ogląda, albo oglądają ją osoby, które nie są nią naprawdę zainteresowane. Jeżeli chcesz uniknąć rozczarowania, spróbuj zrobić jak najwięcej, żeby przyciągnąć do transmisji publiczność, utrzymać ją i zachęcić do odpowiednich działań. Macie jakieś inne pomysły, co może zrobić organizator transmisji?