Pandemia sprawiła, że organizacja konferencji, debat, kongresów mocno się skomplikowała. Przez obostrzenia wiele wydarzeń przeniosło się, częściowo lub całkowicie, „do online”… i już tam zostało.

Jeżeli wciąż nie zdecydowałeś/aś się, żeby transmitować swoje wydarzenie w internecie, zobacz, co tracisz, nie transmitując swojej konferencji.

1. Zasięg

Tradycyjna konferencja ma tylko tylu uczestników, ilu zmieści się na sali konferencyjnej. Uczestnicy, którzy mają za daleko albo nie mają czasu, po prostu nie wezmą w niej udziału.

Konferencja transmitowana w internecie ma nieograniczony zasięg. Podczas naszych transmisji widzów-uczestników w internecie było zwykle 2 do 5 razy więcej niż osób na sali, ale przy odpowiedniej promocji te proporcje mogą być jeszcze lepsze. Uczestnicy online nie są w żaden sposób „gorsi” od uczestników na miejscu, bo dzięki narzędziom interakcji, o których dalej, biorą udział w konferencji na tych samych zasadach co uczestnicy na sali – ba, mogą nawet stać się czynnymi uczestnikami konferencji.

2. Elastyczność

Ile razy zarezerwowałeś/aś sporą salę i drogi catering, tylko po to, żeby widzieć puste krzesła i góry jedzenia, które zostają po konferencji?

Dzięki transmisji możesz zaprosić na konferencję nieograniczoną liczbę osób – ale samą konferencję zorganizować w swoim biurze czy innej, niekoniecznie typowo „konferencyjnej” przestrzeni. W Dobretransmisje.pl jesteśmy w stanie zrealizować transmisję praktycznie z dowolnego miejsca: biura (konferencja prasowa dla Notus Finanse), kawiarni (spotkania autorskie w Big Book Cafe), czy galerii sztuki (debaty i spotkania w Galerii Delfiny). Taka konferencja nie wymaga praktycznie żadnej infrastruktury – rzutnika (prelegent pracuje na na swoim laptopie, a bezpośredni obraz z laptopa pokazujemy podczas transmisji), nagłośnienia i mikrofonów (zapewniamy mikroporty) czy nawet internetu (mamy własny). Zorganizuj konferencję tam, gdzie chcesz i gdzie pozwala twój budżet, a dzięki transmisji i tak nigdy nie zabraknie miejsc dla uczestników.

3. Interakcja

Tradycyjna konferencja nie zawsze jest dynamiczna. Powiedzmy sobie szczerze – widok uczestnika, który przysypia na sali konferencyjnej nie jest niczym niezwykłym. Słuchanie „longiem” kilku godzin wystąpień może zmęczyć.

Jeżeli myślisz o tym, żeby „coś się działo”, to podczas transmisji można wykorzystać do tego rozmaite narzędzia interakcji, które podkręcą dynamikę konferencji. Najprostsze to sesja pytań i odpowiedzi dla uczestników online: widzowie-uczestnicy zadają na czacie tekstowym pytania do prelegenta, następnie na te pytania, zweryfikowane i przefiltrowane przez organizatora, odpowiada prelegent pod koniec swojego wystąpienia. Innym narzędziem są internetowe aplikacje do udziału w konferencji: prowadzący podaje kod, a uczestnicy konferencji, także ci na sali, zadają pytania i komentują poprzez aplikację. Podczas debaty, którą transmitowaliśmy dla Polsko-Amerykańskiej Fundacji Wolności, korzystaliśmy z aplikacji Mentimeter – dzięki niej komentarze widzów można było wyświetlać na ekranie. Innym narzędziem interakcji może być zwyczajne połączenie telefoniczne na zasadzie telefonu do programu radiowego, albo połączenie wideo z kimś z widzów. Czyżby koniec z przysypianiem w trakcie konferencji?

4. Informacje

Podczas tradycyjnej konferencji nie dowiesz się zbyt wiele o uczestnikach i o tym, jak oceniają twoją konferencję. Właściwie jedyne informacje, jakie możesz łatwo zebrać, to dane uczestników, które podają podczas rejestracji lub przy wejściu na salę.

Transmitowanie konferencji w internecie daje ogromne możliwości zebrania informacji o widzach-uczestnikach, a także o samej konferencji. Platformy, na których można transmitować konferencję, np. YouTube czy Facebook, wyświetlają cenne dla ciebie jako informatora informacje: gdzie znajdują się widzowie, ile mają lat, jak długo oglądają konferencję, które fragmenty są dla nich najbardziej interesujące. Takie dane mogą być bardzo przydatne przy planowaniu następnej konferencji, np. wysoka oglądalność jakiegoś fragmentu daje nam informację, że tematyka interesuje uczestników i warto ją poruszyć następnym razem. „Świetna konferencja, wszystkie prezentacje bardzo ciekawe” – pewnie tak odpowiedziałaby większość uczestników na sali, ale dzięki informacjom o uczestnikach online ty wiesz dokładnie, kiedy oglądalność zaczęła spadać, bo widzowie zaczęli się nudzić.

5. Materiały promocyjne

Co zostaje po tradycyjnej konferencji? Streszczenie na stronie, jakaś prezentacja w PDF i czasami zdjęcia.

Transmisja w internecie „żyje” także po zakończeniu konferencji. Po pierwsze, całość transmisji zostaje tam, gdzie można ją było oglądać na żywo, chyba że zablokujemy do niej dostęp. Podczas transmisji równolegle nagrywamy też całość w wysokiej jakości – dzięki temu z tego nagrania można wyciąć odpowiednie fragmenty i wykorzystać je ponownie. Od kilku lat transmitujemy konferencje medyczne Health Project Management dla dziennikarzy – po zakończeniu konferencji wycinamy z całego nagrania poszczególne wystąpienia, które potem oddzielnie umieszczamy na kanale YouTube naszego klienta, a linki do tych wystąpień są rozsyłane w newsletterze. Z dobrej jakości nagrania można także zrobić podcast (materiał dźwiękowy) lub wyeksportować stopklatki, które służą jako materiał foto, więc jeżeli na konferencję nie zdążył zamówiony fotograf lub nie ma na niego budżetu, i tak sobie poradzimy.

Podsumowanie

Transmisja to w gruncie rzeczy jedna usługa, która przynosi wiele korzyści. Jest to inwestycja, która przynosi korzyści już na etapie planowania konferencji, w trakcie jej trwania, a także po zakończeniu. Pracuję w tej branży od kilku lat i jeszcze nie spotkałem konferencji, które spróbowały transmisji, a potem z nich zrezygnowały – nie ma już chyba odwrotu od „onlajnu”, a tych, którzy jeszcze nie spróbowali, jest coraz mniej.