Jeżeli w Twoim obiekcie organizowane są konferencje i podobne wydarzenia, to Ty musisz zapewnić podstawowe wyposażenie techniczne: mikrofony, głośniki, komputer do prezentacji i rzutnik. Do tej podstawy warto dorzucić kilka gadżetów, które mogą się przydać w najbardziej niespodziewanym momencie.
1. Pilot do prezentacji / „kliker” / „prezenter”
Wymieniam go raczej z obowiązku, bo na pewno go masz, prawda? Pilot, zwany powszechnie „klikerem”, to niewielkie urządzenie, służące prelegentom do przewijania slajdów prezentacji. Pilot oddajemy prelegentowi, a odbiornik pilota wkładamy do portu USB komputera, z którego „idzie” prezentacja. Większość klikerów ma wbudowany wskaźnik laserowy, chociaż często jest on zbyt słaby, żeby wyraźnie było widać czerwoną kropkę na ekranie. Jeżeli nie masz klikera, to musisz wydelegować kogoś, kto będzie siedział przy komputerze i ręcznie przewijał slajdy na hasło „poproszę następny”. To nie brzmi profesjonalnie.
Koszt: od 100 zł
2. Pamięć USB / „pendrive”
Niby wszystko przesyła się już w chmurze albo co najmniej wysyłając maila, a jak przychodzi co do czego, to przegrywanie plików z pendrive’a jest najszybsze i najwygodniejsze. Teoretycznie na większość konferencji prezentacje trzeba wysyłać przed rozpoczęciem, w praktyce – wielu prelegentów poprawia swoje prezentacje do ostatniej chwili. Jak potem najszybciej i najwygodniej skopiować prezentację na komputer prezentacyjny? Przesłać mailem? Do kogo? Wrzucić na Dysk Google albo WeTransfer? Komu przesłać link? Najprościej nagrać na pendrive i oddać go osobie obsługującej komputer prezentacyjny. Warto mieć własny, sprawdzony „konferencyjny” pendrive, który posłuży jako nośnik prezentacji.
UWAGA: wybierając pendrive, zwróć uwagę na jego szybkość, niezawodność i „pancerność”, a niekoniecznie na pojemność, bo prezentacje nie zajmują wiele miejsca. Warto kupić solidny pendrive renomowanej firmy, a jeżeli to możliwe, pendrive z „wtyczkami” USB-A i USB-C, żeby pasował też do najnowszych komputerów.
Koszt: od 40 zł
3. Rozdzielacz HDMI / „splitter”
Laptopy, ekrany i projektory na salach konferencyjnych zwykle są połączone za pomocą kabli HDMI, takich samych jak telewizory w naszych domach. Kable HDMI mogą być poprowadzone na stałe, ale często zdarza się, że kable podłącza się przed samym wydarzeniem. Miałem kiedyś taki przypadek, że obiekt jak zwykle podłączył komputer do rzutnika. Organizator poprosił, żeby prezentacja była także wyświetlana na ekranie przed wejściem do sali w holu. I co teraz? Jak dołożyć ten kolejny ekran? Rozdzielacz HDMI na pomoc! Jest to niewielkie metalowe pudełeczko z zasilaczem, które rozdziela sygnał na 2 sygnały lub więcej: kabel HDMI z komputera podłączamy do splittera, a ze splittera można poprowadzić 2 kable do 2 różnych urządzeń, np. do rzutnika i monitora na zewnątrz albo do rzutnika i monitora podglądowego na sali. Splittery można też „kaskadować”, tzn. podłączać jeden splitter do drugiego i mieć jeszcze więcej możliwości. Dodatkowo, splitter wzmacnia sygnał HDMI, więc można używać dłuższych kabli HDMI.
UWAGA: splitter splitterowi nierówny. Na rynku są też przełączniki czasami „udające” splittery – przełącznik tylko przełącza pomiędzy sygnałami, np. kieruje sygnał albo do rzutnika, albo do monitora, ale nie do dwóch jednocześnie. Upewnij się, że splitter może wysyłać kilka sygnałów jednocześnie.
Koszt: od 60 zł
4. Adapter (przejściówka) USB-C na USB-A
Niepozorna przejściówka, która może okazać się na wagę złota. Sytuacja z życia wzięta: podczas konferencji medycznej pani profesor pojawia się w ostatniej chwili i podaje pendrive ze swoją prezentacją. Problem w tym, że pendrive jest nowoczesny i można go włożyć… tylko do portu USB-C („nowe USB”), a w komputerze prezentacyjnym są tylko „stare” porty USB-A. I co teraz, jak skopiować prezentację na komputer? Na szczęście miałem przejściówkę za kilkanaście złotych, więc wszystko się udało. Dopóki komputery mają „stare” porty USB-A, warto mieć taki gadżet.
Koszt: od 10 zł
5. Adapter (przejściówka) USB-C na HDMI
Jesteś dobrze przygotowany/a i masz komputer prezentacyjny podłączony do ekranu lub nawet kilku. Czekasz na prezentacje od prelegenta, ale on… ma ją na swoim komputerze, z którego chce korzystać. Pewien znany profesor na każdej konferencji upiera się, że będzie wyświetlał prezentację ze swojego własnego MacBooka, bo „ma tam wszystkie potrzebne materiały”. Ok, tylko okazuje się, że w jego MacBooku nie ma wyjścia HDMI, więc nie da się podłączyć go do rzutnika. Wtedy zaglądasz do szuflady i wyciągasz przejściówkę USB-C na HDMI. Może to być „prosta” przejściówka, ale ja polecam tzw. hub USB-C z wyjściem HDMI, bo ma więcej funkcji, np. można też jednocześnie ładować komputer.
UWAGA: na rynku są też kable USB-C na HDMI, ale nie ich nie polecam, bo mogą być po prostu za krótkie, a do przejściówki można podłączyć dowolny kabel.
Koszt: od 50 zł (prosta przejściówka USB-C na HDMI), od 150 zł (hub USB-C)
Podsumowanie
Fakty są takie, że to Ty jako gospodarz obiektu i sprzętu musisz być najbardziej „techniczną” stroną przedsięwzięcia. Nie oczekuj wiedzy technicznej od organizatorów czy prelegentów. Kiedy zjawi się ktoś z nietypową prośbą lub nietypowym sprzętem (a uwierzcie mi – oni zawsze się zjawiają!), po prostu otwórz szufladę z gadżetami i udowodnij, że jesteś gotowy/a na najbardziej wymagających klientów.