Dlaczego warto transmitować konferencję, kongres, debatę?

Organizujesz konferencję, kongres albo debatę. Planując budżet, musisz wziąć pod uwagę wynajem lokalu, ale być może także catering, promocję i obsługę fotograficzną. Czy warto do tych wydatków dołożyć jeszcze transmisję (streaming)? Czytaj dalej, żeby przekonać się, że nie tylko warto – ale wręcz trzeba zdecydować się na transmisję.

1. Większa liczba uczestników

Czy zamawiasz niewielką salkę, czy duży obiekt na kilkaset osób, pojemność obiektu zawsze jest ograniczona. Więcej osób się nie zmieści, i już. A przecież zazwyczaj im więcej uczestników wydarzenia, tym lepiej – to ważne nie tylko dla organizatorów czy prelegentów, ale przede wszystkim dla sponsorów, którzy mogą dotrzeć do większej liczby potencjalnych klientów.

Dzięki temu, że konferencja jest transmitowana, może w niej wziąć udział nieograniczona liczba osób – mogą to być nawet tysiące. Transmisja pozwala na udział w wydarzeniu osobom z innych miast, zajętym, mniej mobilnym, nie tylko na żywo, ale też w dowolnym momencie po zakończeniu wydarzenia.

Przykład:

Nasz Klient organizuje konferencje medyczne dla dziennikarzy. Uczestników online (widzów transmisji) jest zwykle ok. 4-5 razy więcej, niż uczestników konferencji na sali, czyli dzięki transmisji kilkakrotnie zwiększamy liczbę uczestników. Podczas transmisji wyświetla się informacja, ilu widzów aktualnie ogląda transmisję.

Gdyby konferencja nie była transmitowana, można założyć, że wzięłoby w niej udział 4-5 razy mniej uczestników.

2. Wykorzystanie materiału z transmisji

Po zakończeniu wydarzenia konferencja przechodzi do historii… chyba że organizator zadbał o zamówienie tzw. obsługi fotograficznej – wtedy zostają jeszcze zdjęcia, ale w gruncie rzeczy: „było, minęło”.

Podczas każdej transmisji równolegle nagrywamy całość materiału. Po zakończeniu cały materiał w jakości Full HD jest przekazywany Klientowi. Taki materiał można wykorzystać na wiele sposobów, np. umieścić jego wybrane fragmenty w mediach społecznościowych, wyprodukować z niego podcast (audycję), wygenerować zdjęcia (stopklatki) czy po prostu zachować w swoim archiwum.

Przykład:

Dla jednego z Klientów regularnie transmitujemy konferencje medyczne. Po zakończeniu nagranie dzielimy na pojedyncze wystąpienia, umieszczamy je w internecie ze streszczeniami, przesyłamy linki, a z nagrania robimy zdjęcia (stopklatki) do galerii na stronie internetowej.

Gdyby konferencja nie była transmitowana, nie byłoby z niej nagrania, a organizator musiałby zamówić dodatkowego fotografa do zrobienia fotorelacji.

3. Możliwość interakcji

Podczas konferencji, debat, szkoleń nie zawsze istnieje możliwość interakcji pomiędzy prowadzącymi a uczestnikami na sali. Raz, że bywa to trudne technicznie, a dwa, że ludzie często mają obawy, aby publicznie zadać pytanie albo coś skomentować. To powoduje, że niektóre ze spotkań tracą dynamikę i zaczynają przypominać nudny wykład.

Podczas transmisji zwykle dostępny jest czat tekstowy, jeżeli nie zostanie wyłączony na prośbę organizatora. Widzowie transmisji mogą na czacie komentować przebieg wydarzenia i zadawać pytania – często pod koniec konferencji czy debaty prowadzący sprawdza, czy pojawiły się pytania od widzów i zadaje te pytania właściwym osobom.

Przykład:

Podczas Bonifraterskiej Konferencji Ziołolecznictwa udostępniliśmy na stronie konferencji okno czatu tekstowego dla widzów. Pod koniec konferencji w tzw. sesji pytań i odpowiedzi osoba wyznaczona przez organizatora czytała na głos pytania od widzów, a prelegenci na sali na nie odpowiadali. Dzięki temu konferencja zyskała dynamikę.

Gdyby konferencja nie była transmitowana, wiele interesujących pytań nie zostałoby nigdy zadanych, ponieważ autorów tych pytań nie było fizycznie na sali.

4. Większy prestiż

Duże, cykliczne wydarzenia o wieloletniej tradycji nie mają problemu z pozyskaniem sponsorów, patronów i prelegentów. Konferencje o krótszej tradycji lub wydarzenia jednorazowe czy debiutujące czasami trudno dobrze „sprzedać”.

Dzięki transmisji nawet niewielka konferencja zyskuje prestiż – w końcu jest to wydarzenie, które ktoś uznał za godne publicznego pokazania w internecie. Informacja o tym, że konferencja będzie transmitowana w internecie to sygnał dla sponsorów, prelegentów i uczestników: „ktoś traktuje to poważnie i chce, żeby świat o tym usłyszał”.

Podsumowanie

Wszystkie wymienione wyżej zalety są wynikiem uwzględnienia w budżecie konferencji tylko jednej usługi – transmisji. To, co na fakturze będzie zwykle jedną pozycją, to w rzeczywistości wiele usług, które albo musiał(a)byś zamówić dodatkowo (serwis fotograficzny, nagranie), albo rzeczy, na które trzeba poszukać innego patentu, jak zwiększenie prestiżu konferencji.