Organizujesz konferencję, kongres albo debatę. Planując budżet, musisz wziąć pod uwagę wynajem lokalu, ale być może także catering, promocję i obsługę fotograficzną. Czy warto do tych wydatków stacjonarnych dołożyć jeszcze transmisję (streaming)?
Czytaj dalej, żeby przekonać się, że nie tylko warto – ale wręcz trzeba zdecydować się na transmisję.
1. Większa liczba uczestników
Czy zamawiasz niewielką salkę, czy duży obiekt na kilkaset osób, pojemność obiektu zawsze jest ograniczona. Więcej osób się nie zmieści, i już. A przecież zazwyczaj im więcej uczestników wydarzenia, tym lepiej – to ważne nie tylko dla organizatorów czy prelegentów, ale przede wszystkim dla sponsorów, którzy mogą dotrzeć do większej liczby potencjalnych klientów.
Dzięki temu, że konferencja jest transmitowana, może w niej wziąć udział nieograniczona liczba osób – mogą to być nawet tysiące. Transmisja pozwala na udział w wydarzeniu osobom z innych miast, zajętym, mniej mobilnym, nie tylko na żywo, ale też w dowolnym momencie po zakończeniu wydarzenia.
Przykład:
Regularnie transmitujemy konferencje medyczne dla portalu Infozdrowie.org. Uczestników online (widzów transmisji) jest zwykle ok. 4-5 razy więcej, niż uczestników konferencji na sali, więc dzięki transmisji kilkakrotnie zwiększamy liczbę uczestników. Podczas transmisji wyświetla się informacja, ilu widzów aktualnie ogląda transmisję.
Gdyby konferencja nie była transmitowana, można założyć, że wzięłoby w niej udział 4-5 razy mniej uczestników.
2. Wykorzystanie materiału z transmisji
Po zakończeniu wydarzenia konferencja przechodzi do historii… chyba że organizator zadbał o zamówienie tzw. obsługi fotograficznej – wtedy zostają jeszcze zdjęcia, ale w gruncie rzeczy: „było, minęło”.
Podczas każdej transmisji równolegle nagrywamy całość materiału. Po zakończeniu cały materiał w jakości Full HD jest przekazywany Klientowi. Taki materiał można wykorzystać na wiele sposobów, np. umieścić jego wybrane fragmenty w mediach społecznościowych, wyprodukować z niego podcast (audycję), wygenerować zdjęcia (stopklatki) czy po prostu zachować w swoim archiwum. Tutaj przeczytasz, jak kreatywnie wykorzystać nagranie transmisji.
Przykład:
Regularnie transmitujemy konferencje medyczne dla portalu Infozdrowie.org. Po zakończeniu konferencji nagranie transmisji dzielimy na pojedyncze wystąpienia i publikujemy je ze streszczeniami, z nagrania robimy zdjęcia (stopklatki) na stronę internetową, a z krótkich fragmentów robimy rolki.
Gdyby nie transmisja i nagranie, organizator musiałby dodatkowo zamówić obsługę wideo i fotografa.
3. Możliwość interakcji
Podczas konferencji, debat, szkoleń nie zawsze istnieje możliwość interakcji pomiędzy prowadzącymi a uczestnikami na sali. Raz, że bywa to trudne technicznie, a dwa, że ludzie często mają obawy, aby publicznie zadać pytanie albo coś skomentować. To powoduje, że niektóre ze spotkań tracą dynamikę i zaczynają przypominać nudny wykład.
Podczas transmisji zwykle dostępny jest czat tekstowy, jeżeli nie zostanie wyłączony na prośbę organizatora. Widzowie transmisji mogą na czacie komentować przebieg wydarzenia i zadawać pytania – często pod koniec konferencji czy debaty prowadzący sprawdza, czy pojawiły się pytania od widzów i zadaje te pytania właściwym osobom.
Przykład:
Podczas transmisji debaty Szkoły Liderów widzowie korzystali z platformy menti.com, aby na bieżąco komentować rozmowę, a uczestnicy debaty odnosili się do komentarzy, które były wyświetlane na ekranie.
Gdyby nie transmisja, tylko osoby na sali mogłyby komentować i zadawać pytania.
4. Większy prestiż
Duże, cykliczne wydarzenia o wieloletniej tradycji nie mają problemu z pozyskaniem sponsorów, patronów i prelegentów. Konferencje o krótszej tradycji lub wydarzenia jednorazowe czy debiutujące czasami trudno dobrze „sprzedać”.
Dzięki transmisji nawet niewielka konferencja zyskuje prestiż – w końcu jest to wydarzenie, które ktoś uznał za godne publicznego pokazania w internecie. Informacja o tym, że konferencja będzie transmitowana w internecie to sygnał dla sponsorów, prelegentów i uczestników: „ktoś traktuje to poważnie i chce, żeby świat o tym usłyszał”.
5. Możliwość monetyzacji (zarabiania)
Udział w niektórych konferencjach jest płatny: tzw. opłata konferencyjna pokrywa koszty organizacji, materiałów, wyżywienia i czasami noclegu.
Jeżeli pobierasz opłatę za udział stacjonarny w konferencji, możesz rozważyć też zarabianie na transmisji konferencji. Zazwyczaj odtwarzacz z transmisją umieszcza się za tzw. paywallem: osoby, które dokonały opłaty, dostają hasło do wejścia na stronę z transmisją .
Przykład:
W 2022 roku zrealizowaliśmy transmisję z Bonifraterskiej Konferencji Ziołolecznictwa. Udział w konferencji był płatny. Uczestnicy zainteresowani transmisją po dokonaniu przelewu otrzymywali hasło do wejścia na specjalną stronę, na której umieszczony był odtwarzacz z transmisją. Według informacji Organizatora w konferencji wzięło udział 170 osób: 115 stacjonarnie i 55 online.
Gdyby nie transmisja, 55 osób nie wykupiłoby udziału w konferencji.
Podsumowanie
Wszystkie wymienione wyżej zalety są wynikiem uwzględnienia w budżecie konferencji tylko jednej usługi – transmisji. To, co na fakturze będzie zwykle jedną pozycją, to w rzeczywistości wiele usług, które albo musiał(a)byś zamówić dodatkowo (serwis fotograficzny, nagranie), albo rzeczy, na które trzeba poszukać innego patentu, jak zwiększenie prestiżu konferencji.