Spotkania wirtualne to spotkania tylko przez internet – debaty, wywiady, wykłady. Uczestnicy widzą się i słyszą tylko przez ekran komputera lub smartfona. Lepsze spotkanie wirtualne, czy jednak fizyczne, twarzą w twarz?
Porównajmy te 2 typy spotkań: wirtualne i fizyczne z 3 perspektyw: organizatora, uczestnika i widza (publiczności).
1. Dla organizatora
Zacznijmy z perspektywy organizatora, bo skoro to czytasz, to prawdopodobnie chcesz zorganizować spotkanie.
Organizator spotkania wirtualnego musi zrobić 2 rzeczy: założyć konto na odpowiedniej platformie i wysłać linki do uczestników. Popularne platformy do spotkań wirtualnych to Zoom, Microsoft Teams, Google Meet i StreamYard. Koszty? Można je zredukować praktycznie do zera. Platformy do spotkań mają darmowe wersje: zwykle jest ograniczenie czasowe spotkania (np. 40 minut), ograniczenie liczby uczestników albo wklejone na stałe logo. Krótkie, mniejsze spotkania można zorganizować za darmo, a te dłuższe – za kilkadziesiąt złotych miesięcznego abonamentu. Jako organizator musisz też wysłać linki do uczestników, żeby mogli się połączyć, i ewentualnie przekazać im instrukcje jak wziąć udział i… poprowadzić spotkanie!
Organizacja spotkania fizycznego to trochę więcej roboty. Trzeba przede wszystkim zapewnić lokal (np. salę konferencyjną), co zwykle kosztuje. Przyda się jakiś poczęstunek, woda czy kawa/herbata. Niektórym uczestnikom trzeba zwrócić koszty przejazdu. Spotkania z większą publicznością wymagają też nagłośnienia, a więc trzeba zapewnić mikrofony, głośniki i akustyka do obsługi.
Przewaga: spotkania wirtualne – mniejsze koszty i łatwiejsza organizacja, bo nie trzeba zapewniać transportu, lokalu i obsługi technicznej
2. Dla uczestnika
Żadne spotkanie nie odbędzie się bez uczestników – choćby był to jeden uczestnik, który np. prowadzi wykład.
Uczestnik spotkania wirtualnego nie musi nigdzie jeździć, bo łączy się przez internet z domu lub innego miejsca. Musi mieć jednak odpowiedni sprzęt: komputer z kamerą internetową, tablet lub smartfon i połączenie z internetem. Mogą się przydać słuchawki, mikrofon i oświetlenie. Uczestnik wirtualnego spotkania musi mieć jakieś umiejętności techniczne, żeby poprawić kamerę czy zrobić prosty test mikrofonu. Dla osób mniej „technicznych”, mniej „komputerowych”, starszych, przygotowanie do spotkania wirtualnego może być stresujące. Znam nawet kilku szanowanych profesorów medycyny, którzy wolą przyjechać na konferencję 300 km pociągiem, bo po prostu „nie czują się dobrze mówiąc do komputera”. Tutaj dowiesz się, jak dobrze wypaść w kamerze internetowej.
Uczestnik spotkania fizycznego musi pojawić się na miejscu, co może oznaczać kilka godzin i koszty podróży – i to jest główny kłopot. W porównaniu do spotkania wirtualnego nie są tu wymagane żadne umiejętności techniczne, wystarczy trzymać mikrofon blisko ust, kiedy się mówi.
Remis: oszczędność czasu, ale trzeba mieć sprzęt i pewne umiejętności techniczne, na spotkanie fizyczne trzeba dojechać, ale nie trzeba myśleć o kwestiach technicznych
3. Dla publiczności
I na koniec – publiczność, bez której większość spotkań nie ma sensu, bo co to za debata, wywiad czy wykład, którego nikt nie posłucha ani nie obejrzy?
Spotkania wirtualne z definicji organizuje się wirtualnie, przez internet. W związku z tym oglądać i słuchać takiego spotkania można tylko przez internet. Co to oznacza dla publiczności? To, co trafia do publiczności, jest „przepuszczone” przez internet. Jakość obrazu i dźwięku zależy od tego, jak dobre jest połączenie internetowe i od tego, jak korzystają ze sprzętu: swoich kamer, mikrofonów, światła, sami uczestnicy spotkania. Do tego mogą dojść jeszcze problemy z komunikacją pomiędzy uczestnikami: ktoś kogoś nie usłyszy, kogoś innego na chwilę rozłączy. Rozmowa w takiej formie nie jest tak płynna, jak rozmowa z osobą siedzącą obok, więc dla publiczności może to być mniej atrakcyjne.
Na spotkaniu fizycznym publiczność widzi wszystko na własne oczy – słyszy i widzi uczestników, nie ma ryzyka, że ktoś nagle zniknie albo nie będzie go słychać, bo zepsuła się jego kamera albo zwolnił internet. Rozmowy są bardziej płynne, naturalne.
Spotkania fizyczne też można (a nawet trzeba!) transmitować w internecie, żeby mieć jak największą publiczność, ale profesjonalna transmisja spotkania fizycznego wygląda inaczej niż transmisja spotkania wirtualnego. Transmisja spotkania wirtualnego to zwykle niewiele więcej niż „okienka z mówiącymi głowami”, czasem trafi się podpis albo prosta grafika. Profesjonalna transmisja ze spotkania fizycznego to kilka kamer, dobry dźwięk, grafika – zupełnie inna jakość, niż spotkanie wirtualne, przez internet. Tutaj przeczytasz, jaka powinna być profesjonalna transmisja.
Przewaga: spotkania fizyczne – bardziej płynne, dynamiczne, naturalne, bezpośrednie, też możliwe do pokazania w internecie dzięki transmisji
Podsumowanie
Spotkania wirtualne to bardzo dobra formuła, jeżeli uczestnicy znajdują się w różnych miejscach i nie ma szans na to, żeby spotkać się w jednym miejscu. Spotkania wirtualne są dobre do zorganizowania na szybko, bardziej spontanicznie. Organizacja wirtualnego spotkania jest niedroga, ale duży ciężar spoczywa na uczestnikach, którzy muszą sami zadbać o to, żeby było dobrze ich widać i słychać. Spotkania wirtualne bardzo rzadko są na wysokim poziomie technicznym, właściwie jest to możliwe tylko przy zaangażowaniu profesjonalistów.
Spotkania fizyczne są lepsze, jeżeli zależy Ci na publiczności. Rozmowy są bardziej dynamiczne i naturalne, bo uczestnicy rozmawiają ze sobą bezpośrednio, a nie przez ekran komputera. Takie spotkanie też można transmitować w internecie i to w o wiele lepszej jakości obrazu i dźwięku niż spotkanie wirtualne. Spotkanie fizyczne to też okazja do zrobienia dobrych zdjęć czy nagrania, żeby potem je wykorzystać w celach promocyjnych – nie da się tego zrobić na spotkaniu wirtualnym. Tutaj przeczytasz, jak kreatywnie wykorzystać nagranie z transmisji.