Jeżeli myślisz poważnie o organizowaniu konferencji w swoim obiekcie, to musisz być przygotowany na obecność dziennikarzy. Jak ułatwić im pracę podczas konferencji?
Dziennikarze prasowi, radiowi, telewizyjni, internetowi – przychodzą do Ciebie, żeby wykonać swoją pracę, czyli zrelacjonować konferencję. Czego będą szukali w pierwszej kolejności (oprócz ekspresu z kawą)?
1. Wydzielony internet
Internet to podstawowe narzędzie pracy dziennikarza. Na pewno masz u siebie sieć bezprzewodową (WiFi), ale dobrze jest mieć jeszcze wydzieloną sieć dla dziennikarzy, na której nie będą „wisieli” inni goście i pracownicy obiektu. Taka sieć dla dziennikarzy powinna mieć:
- dużą szybkość wysyłania (upload), 20Mbps lub więcej – dziennikarze często muszą szybko wysłać dużo zdjęć albo plików wideo, wtedy ważna jest szybkość wysyłania
- dodatkową obsługę „nowszego” standardu 5GHz – jest on bardziej odporny na zakłócenia niż „stary” 2.4GHz i coraz więcej urządzeń może korzystać z 5GHz
Wskazówka: Zorientuj się, czy masz w ścianie skonfigurowane gniazdka internetowe – wiele osób woli dla pewności łączyć się „po kablu”, zamiast korzystać z sieci WiFi.
Ile to kosztuje?
- router z technologią 5GHz – od 200 zł
2. Podłączenie dźwięku
„Czy jest kostka?” – to częste pytanie dziennikarzy, zwłaszcza na konferencjach prasowych. Kostka dziennikarska (inaczej pressbox), to „rozgałęziacz dźwięku”, do którego idzie dźwięk z nagłośnienia sali, czyli ze wszystkich mikrofonów używanych podczas konferencji. Dzięki kostce dziennikarze nie muszą rozstawiać swoich mikrofonów, tylko podłączają się do jednego, „oficjalnego” dźwięku.
Wskazówka: jeżeli nie masz kostki dziennikarskiej, spróbuj zapewnić choćby „pojedyncze” wyjście z nagłośnienia, najlepiej poprzez gniazdo XLR lub przejściówkę XLR.
Ile to kosztuje?
- Kostka dziennikarska – od 800 zł
- Przejściówka (adapter) XLR – ok. 10 zł
3. Listwa zasilająca
Gniazdek elektrycznych jest zawsze za mało – to dotyczy zarówno gniazdek w domu (przynajmniej moim), jak i „w terenie”. Co prawda, bardzo wiele urządzeń może pracować na samej baterii (u nas – wszystkie!), ale zawsze lepiej mieć prąd pod ręką, choćby po to, żeby naładować telefon, laptopa czy baterie do kamery. Tam, gdzie jest dużo sprzętu, sprawdzają się listwy zasilające – po konferencji można je schować, żeby nie przeszkadzały.
Wskazówka: warto zakupić listwy, które będą miały zabezpieczenie przed przypadkowym naciśnięciem wyłącznika.
Ile to kosztuje?
- listwa zasilająca – od 50 zł
4. Miejsce pracy
Dziennikarze często wpadają na ostatnią chwilę (taka praca…) i muszą walczyć o jak najlepsze miejsce – szczególnie dziennikarze telewizyjni czy fotografowie. Aby uniknąć zamieszania i nie przeszkadzać innym uczestnikom konferencji, warto wcześniej wydzielić część miejsca tylko dla dziennikarzy, np. cały rząd krzeseł albo wyznaczone miejsce z jednej strony sali.
Wskazówka: Zarezerwuj też kilka miejsc z tyłu sali – niektórzy dziennikarze przychodzą tylko na początek konferencji, więc lepiej, żeby opuszczali salę dyskretnie z tylnych rzędów.
Ile to kosztuje?
- Karteczki z napisem „PRASA” do położenia na krzesłach – 0 zł
Im lepsze warunki pracy będą mieli dziennikarze, tym większa szansa, że będą w stanie wyprodukować wysokiej jakości materiał – a na tym przecież zależy organizatorom konferencji w Twoim obiekcie. Z mediami warto żyć w zgodzie!