Co z tego, że organizujesz ciekawe wydarzenie – spotkanie, debatę, konferencję, skoro niewiele osób o nim usłyszy? Im więcej osób dowie się o wydarzeniu, tym więcej weźmie w nim udział. Wydarzenie płatne czy bezpłatne, stacjonarne czy wirtualne – trzeba je wypromować. Gdzie to zrobić za darmo?
1. Facebook
Można Facebooka nie lubić, ale nie można go (jeszcze?) lekceważyć, bo w 2024 z Facebooka korzystały ponad 3 miliardy osób miesięcznie. Na Facebooku można utworzyć wydarzenie, które zobaczą inni użytkownicy portalu.
Założenie wydarzenia jest możliwe zarówno z komputera, jak i ze smartfona. Zakładając wydarzenie:
- musisz podać jego nazwę, datę i godzinę rozpoczęcia i wybrać, czy jest to wydarzenie stacjonarne, czy „online” (z transmisją)
- możesz wrzucić własne zdjęcie promujące wydarzenie, opis i kategorię wydarzenia, np. „sieci kontaktów” – z mojej praktyki wynika, że to najczęściej wybierana kategoria, jeżeli nie bardzo wiadomo co wybrać
Bardzo polecam opcję „dodaj współorganizatora”. Tworząc lub edytując wydarzenie dodaj jako współorganizatorów wszystkie osoby i organizacje zaangażowane w wydarzenie:
- lokal, w którym odbędzie się wydarzenie
- osoby występujące
- sponsorów
- patronów
Jeżeli te osoby i organizacje zaakceptują zaproszenie do współorganizacji, wydarzenie wyświetli się też ich znajomym i obserwującym, co zwiększy zasięg wydarzenia.
W trakcie tworzenia wydarzenia lub już podczas edycji można (a nawet trzeba!) wysłać zaproszenie do udziału swoim znajomym lub obserwującym Twoją stronę.
Wyszukiwarka wydarzeń na Facebooku działa dosyć opornie, bo Facebook próbuje wrzucać wszystko do jednego worka i czasami trudno się zorientować, czy przeszukiwane są same wydarzenia, czy cały Facebook. Mimo wszystko, warto dodać wydarzenie, bo wyświetli się ono niektórym Twoim znajomym, a nawet ich znajomym – Facebook automatycznie proponuje wydarzenia tym, którzy mogą być nimi zainteresowani.
2. Portale z wydarzeniami w okolicy
Co ciekawego dzieje się w Twojej okolicy albo w Twoim mieście? Tego można dowiedzieć się od znajomych, a jeżeli oni też nie wiedzą… pozostają portale „eventowe”. Kiedyś były to po prostu „internetowe gazety” z repertuarem kin, teatrów i koncertów – dzisiaj na wielu z nich można od razu kupić bilet na dane wydarzenie.
Takie portale mogą mieć różny zasięg geograficzny – największe obejmują całą Polskę i dopiero na danej stronie wybieramy, jakie miasto/okolice nas interesują, ale wiele portali ma zasięg lokalny, informują tylko o wydarzeniach w jednym mieście czy okolicach. Czasami „dział eventowy” to tylko część większego portalu z wiadomościami. Jeżeli portal jest prowadzony przez samorząd, to niestety zwykle nie możesz sam dodać swojego wydarzenia, bo dodają je pracownicy (ale można próbować się z nimi skontaktować).
Aby utworzyć wydarzenie jako organizator, musisz założyć konto, ale wiele portali pozwala na logowanie się przez Facebooka albo Google, co jest bardzo wygodne. Potem potrzebujesz podobnego zestawu co w innych miejscach, np. na Facebooku: nazwy, daty i godziny rozpoczęcia, zdjęcia promującego, opisu i lokalizacji. W większości tego typu portali publikacja wydarzenia jest bezpłatna, a portale zarabiają na reklamach i prowizjach z biletów. Jeżeli bilety są bezpłatne, to wszystko odbywa się bezkosztowo, czyli za darmo.
Możesz spokojnie umieścić ogłoszenie o swoim wydarzeniu na takim portalu, nawet jeżeli jest to wydarzenie bezpłatne albo wydarzenie tylko w formule online, bez publiczności na miejscu (sama transmisja):
- wydarzenie bezpłatne – jeżeli trzeba ustawić cenę biletu, wybierz „0 zł” albo „bilet bezpłatny”
- wydarzenie wirtualne – jeżeli trzeba podać lokalizację/adres, wpisz „online” lub „internet”, a link do transmisji wklej w opisie
Wydarzenie można potem znaleźć za pomocą wyszukiwarki, zależnie od portalu i jego zasięgu można szukać wydarzeń w bliższej lub dalszej okolicy.
Popularne portale ogólnopolskie:
- Evenea.pl – chyba największy tego typu portal, z bardzo dobrą wyszukiwarką, niestety zmusza do ustawienia biletów nawet przy wydarzeniach bezpłatnych
- coigdzie.pl – portal teoretycznie nastawiony na wydarzenia kulturalne, ale dodawane są też konferencje, ma aplikację mobilną (bez dodawania wydarzeń, tylko wyszukiwanie)
- kiwiportal.pl – ogólnopolska wyszukiwarka wydarzeń
- proanima.pl/wydarzenia/ – wyszukiwarka wydarzeń głównie kulturalnych, z podziałem na stacjonarne i online
- oprócz wymienionych wyżej są także portale, w których trzeba zapłacić za umieszczenie swojego wydarzenia
Wskazówka: jeżeli szukasz portalu z wydarzeniami w swoim mieście, wpisz do wyszukiwarki nazwę miasta i „dodaj wydarzenie” (w cudzysłowie), np.:
W ten sposób znajdziesz portale ze swojego miasta, na których można samodzielnie dodawać wydarzenia.
3. Specjalistyczne portale z wydarzeniami
Oprócz portali typu „koncerty, filmy, kino, konferencje (i wszystko inne)” są też portale, na których znajdziemy tylko wydarzenia z danej kategorii – np. tylko wydarzenia kulturalne albo tylko informacje o konferencjach.
Te specjalistyczne portale są przeznaczone dla konkretnej „branży”, więc można liczyć, że osoby które szukają wydarzeń na takich portalach to są ci, na których najbardziej zależy organizatorom.
Procedura dodawania wydarzenia jest podobna jak w innych portalach – zwykle trzeba utworzyć konto (albo zalogować się przez Facebooka/Google) i dodać podstawowe informacje.
Portale specjalistyczne z wydarzeniami branżowymi:
- informator-konferencyjny.pl – katalog konferencji, kongresów i szkoleń
- konferencje-edukacyjne.pl – kalendarium konferencji edukacyjnych z podziałem na stacjonarne i online
- lexeventum.pl – „największy kalendarz wydarzeń prawniczych w Polsce”
- targi.com – informacje o targach i wystawach w Polsce
Bonus – zestaw informacji
Praktycznie każdy portal z wydarzeniami wymaga podobnego „zestawu” informacji. Jeżeli przygotujesz sobie taki zestaw, np. w jednym dokumencie tekstowym + jedno zdjęcie, możesz w miarę „automatycznie” dodać to samo ogłoszenie w kilku miejscach, np. na Facebooku i kilku portalach z wydarzeniami lokalnymi. Co powinien zawierać taki zestaw informacji?
- nazwa wydarzenia (niezbyt długa, bo czasami są limity długości)
- miejsce wydarzenia (adres fizyczny), jeżeli wydarzenie jest stacjonarne
- data i godzina rozpoczęcia wydarzenia
- opis wydarzenia – powinien zawierać informacje o osobach występujących i ew. warunki uczestnictwa, np. kto może wziąć udział
- link do wydarzenia, jeżeli jest to wydarzenie wirtualne – np. link do transmisji albo link do platformy Zoom
- zdjęcie promujące wydarzenie – najlepiej w rozmiarze ok. 1280×720 pikseli, chociaż niektóre portale wymagają zdjęcia „kwadratowego” o proporcjach 1:1
Z takim „zestawem” dodawanie wydarzeń jest łatwiejsze – właściwie wystarczy zrobić kopiuj-wklej z dokumentu tekstowego, wrzucić zdjęcie i… gotowe!
Podsumowanie
Nawet jeżeli nie masz budżetu na promocję, wciąż możesz skutecznie wypromować swoje wydarzenie. Im wcześniej o tym pomyślisz i im staranniej przygotujesz informacje, tym większa szansa, że o wydarzeniu będzie głośno.